Planejar, organizar, dirigir e controlar na administração de uma pequena empresa

Como administrador, seja qual for o tamanho da sua empresa, você precisa exercer quatro funções:planejar, organizar, dirigir e controlar. Dentro delas, encontram-se as tarefas de projetos que você precisa encarar estando à frente de um empreendimento. Neste artigo, vamos explicar melhor o que é cada uma dessas atribuiçõe

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As quatro funções administrativas: planejar, organizar, dirigir e controlar

À parte das funções que acabamos de listar, o que define um administrador? Ele é a pessoa responsável pelos resultados da organização, e não somente quem delega tarefas a subordinados. Quanto maior a empresa, claro, mais complexo é o trabalho do administrador, porque dependerá de mais pessoas para alcançar esses resultados.

Essa complexidade significa, também, que é necessário mais do que apenas executar e dar ordens para conduzir a empresa. É necessário planejar, organizar, dirigir e controlar. Um bom administrador é aquele que tem um equilíbrio entre essas quatro funções – pode ser mais forte em uma, mas não deixa de dominar as demais.

Credita-se essa divisão à Teoria Clássica da Administração, criada pelo engenheiro francês Jules Henri Fayol. Em seu livro Administration industrielle et générale (Administração industrial e geral), editado em 1916, ele falava em prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.

Hoje, costuma-se agregar comandar e coordenar na categoria dirigir, enquanto prever é o mesmo que planejar. Mas o que significa cada uma dessas funções? Vejamos a seguir.

Planejar

Planejar significa estabelecer os objetivos da empresa e por quais caminhos se chegará a eles. Afinal, nenhum projeto é feito no improviso. Ele é antes pensado e discutido, ou seja, planejado, e depois comunicado aos demais funcionários envolvidos. Além de questões internas da empresa, deve-se levar em conta, na hora de planejar, os cenários futuros do mercado.

Ao contrário do que muitos podem pensar, o planejamento não envolve apenas intuição do administrador. Ele precisa, primeiramente, estudar bastante o mercado e tentar embasar as suas projeções o máximo possível. Claro que um profissional experiente ou intuitivo terá melhor capacidade de interpretar os dados, mas o estudo é sempre o ponto de partida do planejamento.

Organizar

E como colocar em prática tudo aquilo que foi planejado? Organizando os recursos da empresa. Ou seja, definir de que maneira o projeto será feito e distribuí-lo entre os departamentos e profissionais correspondentes. Aí, entra em jogo a produtividade e eficiência, isto é, fazer o trabalho no menor tempo e com o menor desperdício possível – sem prejudicar a qualidade de entrega, é claro.

Para essa função, obviamente, o administrador precisa de uma ótima capacidade de organização – individual e coletiva. Visão sistêmica e um bom conhecimento sobre os processos produtivos do setor da empresa também são características essenciais.

Dirigir

Dirigir significa liderar. Ou seja, a capacidade de mobilizar os recursos humanos para que os resultados desejados sejam alcançados. Aqui, não estamos falando apenas de distribuir as tarefas, mas sim de influenciar e motivar os funcionários da empresa de maneira positiva.

Muitos administradores que são brilhantes nas outras três funções deixam a desejar nessa. É por isso que você já deve ter ouvido falar que nem todo administrador é um líder. Para liderar, você vai precisar, sobretudo, de muita inteligência emocional, que é a capacidade de perceber as emoções dos outros e comunicar as suas. É uma questão de fazer o possível para manter os funcionários satisfeitos coletivamente, sem prejudicar as finanças da empresa.

Controlar

Você planejou, organizou e delegou as tarefas aos seus empregados. Isso tudo não é garantia de que, na prática, o trabalho será bem executado e dará os resultados previstos. Para isso, existe o controle. Ele envolve a criação de padrões de desempenho, medição do desempenho atual, a comparação entre o desempenho padrão e o atual e as possíveis ações corretivas para redirecionar os esforços no caminho dos objetivos inicialmente traçados.

Para controlar a empresa, ajuda muito ter uma boa capacidade de análise, mas, assim como no planejamento, é fundamental se basear em números. Quanto mais indicadores técnicos você tiver, melhores condições terá de fazer uma avaliação fidedigna da situação da empresa. Mas lembre-se que a frieza dos números também pode enganar – use a sua capacidade de observação para interpretar as planilhas.

Equilíbrio

Assim como há administradores que não têm perfil de liderança, como falamos anteriormente, há aqueles que sabem liderar e cativar como poucos a sua equipe, mas não têm organização o suficiente para colocar os projetos planejados em prática. Ou então sabem organizar a produção muito bem, mas sofrem no controle, pois não sabem estabelecer e comparar parâmetros para saber se está tudo certo.

O que isso quer dizer é que não adianta ser um gênio em uma função e um fracasso na outra. Portanto, procure trabalhar cada uma dessas capacidades para dar à sua empresa a estabilidade que ela precisa.

Passado, presente e futuro

Quando estivermos falando na gestão financeira da empresa, as atribuições do administrador podem ser divididas de uma maneira diferente, quanto à linha do tempo. Nesse caso, seriam três funções: monitorar, controlar e planejar, que correspondem a passado, presente e futuro, respectivamente. Entenda:

Passado

O monitoramento inclui a análise de informações financeiras, a preparação e análise de relatórios e o reporte financeiro. Isso tudo está contemplado na função de “controlar” que vimos anteriormente. Mas, aqui, fazemos referência à avaliação de resultados financeiros que já aconteceram.

Presente

Nessa divisão de funções do gestor financeiro estão as tarefas de definir a política de gastos, os responsáveis pelo dinheiro da empresa e quando cada um que lida com dinheiro pode gastar.

Futuro

Por fim, o futuro, que trata das mesmas questões que a primeira função da administração segundo a teoria clássica de Faylo: planejar. O administrador precisa olhar pra frente para analisar os objetivos da empresa, prever as necessidades financeiras e pensar de onde virá esse dinheiro – de receitas, empréstimos, investidores?

Prepare-se

E você, já sabe planejar, organizar, dirigir e controlar? Agora que você já entendeu o que cada atribuição significa, está na hora de fazer uma boa autoanálise para identificar se você deixa a desejar em alguma delas. Lembre-se de que o administrador ideal tem um perfil equilibrado. A partir daí, desenvolva o que pode melhorar sem deixar de aproveitar seus pontos fortes.

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