O que é nota fiscal de entrada e como lançar

Todos sabem da obrigação que as empresas têm de emitir notas fiscais ao venderem seus produtos. Mas muitos esquecem de registrar corretamente e armazenar a nota fiscal de entrada quando uma mercadoria é adquirida ou retorna à companhia. Abaixo, veja o que você precisa saber sobre o assunto.

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Registrando a entrada de mercadorias e insumos

Para levar ao consumidor final a proposta de valor da sua empresa, você conta com fornecedores que vendem a matéria-prima para a produção, os produtos prontos para a revenda ou serviços necessários para possibilitar a sua atividade comercial. Quando a transação com a outra empresa é realizada, o fornecedor emite uma nota fiscal.

Se você dirige uma microempresa ou empresa de pequeno porte enquadrada no Simples Nacional, tem a obrigação de escriturar esses documentos fiscais no Livro Registro de Entradas. É o que diz o artigo 3º da Resolução Nº 10/2007 do Comitê Gestor de Tributação das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (CGSN).

Você deve adotar, segundo o texto:

“IV – Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS;

V – Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS;

VI – Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso exigível pela legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI.

Os registros devem ser feitos documento por documento, em ordem cronológica, mas agrupados de acordo com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP). Para entender o que é isso e como atender à exigência da maneira correta, é fundamental que você conte com a ajuda de um bom contador.

Com o advento da nota fiscal eletrônica (NF-e), a escrituração do registros de entradas segue sendo obrigatória para as empresas optantes do Simples Nacional, para eventuais conferências fiscais.

Além do registro, é preciso ter atenção quanto ao armazenamento das notas. Não se trata de guardar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), mas sim o arquivo XML, que é onde estão todas as informações da NF-e.

Se você utiliza um bom sistema de gestão, fica tudo muito mais fácil. Com ele, você pode automatizar os processos e integrar o registro dos documentos fiscais que entram com as ferramentas de controle financeiro da empresa. Além disso, o cálculo dos impostos correspondentes é agilizado e você ganha muito tempo.

Afinal, cada NF-e que você recebe significa uma despesa e, com um sistema de gestão adequado, ao registrar a nota recebida, os valores já são computados também no controle do estoque, de entradas e despesas.

Mas também pode ser que, por algum motivo, você mesmo seja o responsável por emitir uma nota fiscal de uma mercadoria que entra na sua empresa. Nesse caso, o documento fiscal costuma ser chamado de nota fiscal de entrada.

O que é nota fiscal de entrada

Nota fiscal de entrada é o documento para comprovação fiscal referente à movimentação de mercadorias que sua empresa está recebendo, em oposição à nota fiscal de saída, que é quando você vende um bem a um cliente. A responsabilidade pela emissão da nota fiscal de entrada é do comprador quando:

  • Ele dá entrada em um produto importado do exterior – porque a nota fiscal da empresa estrangeira não tem valor em território nacional
  • O vendedor não é obrigado a emitir um documento fiscal
  • Ele adquire um produto arrematado ou adquirido em leilão ou concorrência promovido pelo poder público
  • A empresa compradora assume o compromisso de retirar ou transportar a mercadoria.

Mas nem sempre a empresa precisa emitir uma nota fiscal de entrada quando está comprando um item. Veja outros casos:

  • Quando a empresa emite uma nota fiscal de saída, mas o cliente devolve a mercadoria. Ao recebê-la, é necessário emitir uma nota fiscal de entrada – e registrá-la novamente no estoque
  • Quando ocorre o chamado retorno de industrialização, realizado por um profissional autônomo ou avulso
  • Quando a mercadoria tiver saído da empresa unicamente para uma feira ou exposição ao público e retornou à empresa.

Como emitir uma nota fiscal de entrada

O processo para emitir uma nota fiscal de entrada vai depender do sistema de gestão que você usa.

Afinal, são necessárias, além de um programa para a emissão da NF-e, soluções para o controle financeiro – fluxo de caixa, estoque, etc. Se você utilizar apenas planilhas no Excel, vai perder muitas horas com esse processo por semana.

Voltando à nota fiscal que entra na empresa, há duas opções:

Importação de nota fiscal

É quando a empresa que vendeu a mercadoria para você fornece a NF-e. Nesse caso, você vai importar o arquivo XML da nota fiscal, registrando a entrada no controle tributário e também de estoque.

Emissão de nota fiscal

Você próprio emite a nota fiscal que comprova que a mercadoria voltou para a sua empresa, processo que acontece nos casos que listamos acima. Nessa situação, você faz o mesmo caminho para emitir uma nota fiscal de saída, mas o sistema apresentará a opção para selecionar qual tipo de documento está sendo emitido.

Conclusão

Mesmo os empresários mais experientes demoram para dominar todos os meandros da contabilidade. E, mesmo quando estão confiantes e acham que já sabem tudo, frequentemente cometem erros básicos que podem desorganizar o controle financeiro e tributário do negócio – sem contar o risco de o equívoco culminar em uma autuação.

Assim, ao menor sinal de dúvida, consulte o seu contador. Não sabe se determinada situação exige a emissão de uma nota fiscal de entrada? Ligue para ele sem hesitar.

Lembre-se: esse profissional tem muita familiaridade com temas fiscais e financeiros. Por isso, é um relacionamento importante de começar cedo, especialmente se você quer fazer seus negócios crescerem.

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