Como fazer controle de estoque passo a passo

Chegou uma entrega de mercadorias. Três pedidos saíram. Quem é responsável por receber o material? Quem preparou e embalou a encomenda? Aprenda como fazer o controle de estoque passo a passo com 7 dicas e um guia para começar agora mesmo.

Uma atividade mais sensível para lojas, pequenas indústrias e empresas de comércio eletrônico, por exemplo, a gestão de inventário permite economizar tempo e dinheiro, desde que seja bem feita. A falta de controle nessa atividade, por outro lado, pode provocar prejuízos, com perdas de mercadorias, extravio e deterioração. Falta de processo e manuais de procedimentos atrapalham mais.

Uma vez iniciada a caminhada nessa direção, os resultados vão aparecer, em termos de corte de gastos com perdas e visão mais clara do giro de estoque, equilíbrio com o ritmo de vendas e rentabilidade da empresa. Começar não é difícil. Vamos lá?

como-fazer-controle-de-estoque Como fazer controle de estoque passo a passo

O que é controle de estoque e almoxarifado

O conceito de controle de estoque envolveregistros, fiscalização e gestão de entradas e saídas de matérias-primas, mercadorias produzidas ou vendidas por uma empresa. Há diferentes aspectos envolvidos.

No registro de itens, você precisa se preocupar com as classificações de cada um conforme diferentes critérios. De informações básicas (como marca, tipo, cor, tamanho, opcionais, acessórios, variações), a dimensões e características físicas (para armazenar), passando preço de custo e de venda, volume acumulado, ciclo de vida (ou prazo de validade) e informações dos fornecedores, quando aplicável, entre outros itens.

Fiscalizar diz respeito aações de controle para evitar perdas e extravio. No caso de perecíveis, por exemplo, há preocupações relacionadas ao prazo de validade, que limita a possibilidade de venda. Essa camada de atividades ainda inclui informações prestadas ao governo, para cálculo de impostos como o ICMS e do IPI, no caso de setores da indústrias e de comércio no atacado, por exemplo.

A gestão de todas essas informações incorpora ainda a medição de indicadores, como giro do estoque, além de otimizar investimentos em mercadorias armazenadas, buscar o equilíbrio com o ritmo de vendas, projetar volume de vendas e de pedidos a fornecedores, definir velocidade de produção e renovação, além de entregar informação estratégica sobre o que está vendendo mais e o que tem menos procura.

7 passos para controlar seu estoque

Registrar e controlar tudo isso não é fácil, a gente sabe. Mas ter esse controle vale a pena. A qualidade da gestão dessa parte da vida da empresa está ligada ao tipo de recurso que você usa. Lápis e caderno podem até funcionar para uma empresa pequena com poucos itens guardados. Com o tempo, você provavelmente vai precisar de planilhas e outros recursos para as diferentes partes dessa ação. Mas saiba que elas também têm limites. Vamos falar de algumas delas.

1. Crie padrões e regras para organizar o estoque

O espaço onde você armazena as mercadorias precisa ser organizado e limpo. O lugar de cada mercadoria precisa estar definido conforme os requisitos de armazenamento (temperatura, umidade, circulação de ar etc.). Estabeleça também normas, como horários para movimentação de mercadorias, ações necessárias antes e depois da chegada ou saída de bens.

2. Defina processos e responsabilidades

Relatórios de inventário, indicadores, fluxos de entrada e saída, organização física, atualização de informações… As diferentes etapas e tarefas associadas à gestão e controle do estoque precisam estar definidas, com responsáveis por cada uma.

3. Desenhe o fluxo de entrada e saída

Construa um fluxograma ou apenas escreva o passo a passo de cada entrada e saída de mercadorias. Quanto mais clareza você tiver sobre responsabilidades, mais simples você consegue resolver problemas.

4. Controle com rigidez

Identifique tudo o que você tem armazenado, seguindo os padrões que definiu previamente. Garanta também controle sobre entradas e saídas, contando com os responsáveis por cada etapa.

5. Defina datas e períodos para compras

Selecione fornecedores de confiança e programe pedidos. Escolher parceiros comerciais é decisivo para reduzir riscos de ficar na mão. Bons fornecedores ainda permitem negociar prazos de pagamento, quando necessário. Ao mesmo tempo, antecipar pedidos por demandas previsíveis ajuda a conseguir condições melhores de negociação, ao passo que deixar para solicitar tudo na última hora dá margem para cobrança de preços mais salgados. Parceiros sim, mas negócios à parte.

6. Defina volume mínimo e máximo para cada produto

Ter um item de determinado produto é muito ou pouco? E 100 itens? Isso depende de cada caso, da procura, dos fornecedores, de sazonalidades etc. Para calcular, considere a velocidade da rotatividade (giro de estoque), o preço pago e economia de escala em caso de pedidos de quantidades maiores, prazo de entrega de seu fornecedor e tempo entre o recebimento da mercadoria e a distribuição para seu cliente final. Você quer o equilíbrio, para não deixar de vender nem ficar com mercadoria parada .

7. Manter a operação e controle constantes

Organizados os controles, é hora de trabalhar para fazer o processo rodar. Dá trabalho, mas vale a pena verificar ganhos de produtividade e economia de recursos, com redução de perdas.

Como trilhar os passos rumo ao controle do estoque

As ferramentas certas são necessárias. Confira alguns recursos disponíveis.

Modelo de controle

O registro de itens é importante, como citamos, para que você conheça os produtos e possa analisar a demanda, considerando tipos. Saber que as camisetas vermelhas vendem mais do que as azuis muda o volume de cada uma delas a seu fornecedor.

Uma planilha de controle de estoque começa pela documentação das características, quantidades, preço e volume armazenado. Você provavelmente precisará usar uma identificação clara para cada tipo de produto, como um código numérico, por exemplo.

Planilha de entrada e saída de materiais

O fluxo de entrada e saída de materiais do inventário é uma outra dimensão do controle, porque diz respeito a controles de compras (entrada) e vendas (saída), além de itens como perdas. Registrar as datas de movimentações é importante para calcular a rotatividade, mas também por motivos de segurança.

Planilha de giro de estoque

O giro ou rotatividadede estoque é um indicador que mostra o ritmo de renovação do inventário. Calculado em itens de cada produto ou em valor acumulado e vendido, é um índice calculado com uma divisão simples: o volume de vendas pelo volume médio de mercadorias armazenadas em um determinado período. Por ser aplicável a diferentes tamanhos de empresa, é um padrão de mercado para medir e avaliar a gestão dessa área da empresa.

Uma planilha de giro de estoque permite calcular a velocidade de renovação e o tempo médio de permanência de cada produto nas prateleiras. Permite saber ainda quais itens estão envelhecendo e quais podem ter ficado em falta.Ao envolver médias, você provavelmente precisará ficar atento asazonalidades (picos e baixas de procura).

Estoque sem erros

Como você vê, não é uma gestão simples e envolve diferentes dimensões. Para esclarecer mais sobre as boas práticas, vale a pena olhar para as dicas que citamos de outro ponto de vista, o dos erros a evitar no controle do inventário. Confira 4:

  • Desequilíbrio entre estoque e vendas : Aquisição de itens acima do necessário significa perder dinheiro com acúmulo de bens para os quais não há procura. Compra abaixo da demanda de seus clientes quer dizer que você não teve produtos disponíveis, frustrando a intenção de consumo — também é perda de dinheiro. 
  • Excesso de etapas manuais ou analógicas: Não utilizar software para realizar o gerenciamento exige dedicação de muito tempo e atenção a detalhes, além de conviver com riscos de erros de anotação ou redigitação. As tarefas do dia a dia ainda podem empurrar as rotinas manuais para o fundo da prateleira. 
  • Identificação insuficiente dos produtos : Não descrever nem categorizar os itens limita a capacidade de gestão, porque impede que você priorize os tipos com mais saída em detrimento dos que têm menor procura. Classificar os itens em atributos como cor, tamanho, tipo etc. é importante para permitir análise inteligente do interesse de seu cliente. 
  • Ignorar a rotatividade: Pensar apenas no valor dos itens armazenados e não no tempo médio de estocagem pode esconder a velocidade com que cada produto é renovada. Perceber o ritmo do giro de estoque dá uma visão mais clara sobre a necessidade de ação a respeito de cada produto. 
  • Ficar preso a ferramentas de controle ultrapassadas : À medida que seu negócio cresce e evolui, você precisará de recursos mais avançados de gestão. Confiar em anotações em fichas e cadernos em papel não é compatível com a maior parte das empresas. Mesmo planilhas, úteis até determinadas fases do negócio, tornam-se ultrapassadas diante de algumas complexidades. Fique atento. 

E um sistema online de gestão?

Há diferentes dimensões a considerar e gerenciar. Alimentar diferentes planilhas ou fichas de cadastro de produtos pode ser um trabalho que se multiplica e que não está imune a erros. Aliás, os erros podem se multiplicar, caso haja etapas de redigitação ou se, em determinados períodos, as documentações de controle ficarem relegados a segundo plano.

Gestão de estoque é um tema delicado, porque permite importantes cortes de custos se devidamente otimizado. Proporciona ainda informações para a estratégia da empresa e para o time de vendas, sobre preferências e tendências do mercado, além de oportunidades de promoções com base no inventário acumulado.

Para manter as informações atualizadas e confiáveis, cada vez mais empresas buscam sistemas para gerenciar também esses fluxos do negócio. A possibilidade de integração desses softwares com módulos de outras áreas — com trocas de dados automatizadas — permitem ganhar tempo e aprimorar os controles. O resultado, normalmente, vale o investimento.

 

POR: Jean Carlos Von Dentz.

Deixe uma resposta